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PREAMBULE
Le secteur de l’ « Evènementiel » représente un potentiel de 8 109 établissements en 2021 et plus de 12 000 emplois salariés en 2020.
Cependant, ce secteur doit faire face à l’augmentation du nombre de prestataires non déclarés (DJ, décorateurs, traiteurs, loueurs de voitures, organisateurs illégaux …) qui pratiquent des tarifs anormalement bas.
Les entreprises du secteur ont beaucoup de difficultés à faire face à cette concurrence déloyale.
De plus, ces entreprises ont été particulièrement impactées par les conséquences de la crise sanitaire du COVID 19.
Dans ce contexte, la Chambre de Commerce et d’Industrie Ile de La Réunion a souhaité accompagner les entreprises du secteur de l’évènementiel dans leur développement et propose aux entreprises légalement déclarées de s’inscrire sur la plateforme de référencement « REUNION EVENT PRO » (annuaire numérique) pour bénéficier d’une meilleure visibilité auprès de clients potentiels.
Pour s’inscrire sur la plateforme de référencement, les entreprises déclarées doivent signer une charte d’engagement sur les bonnes pratiques professionnelles.
LES OBJECTIFS
Principes
Ce document vise à décrire les principes qui engagent tous les prestataires du secteur de l’évènementiel référencés sur le site.
Il permet de définir les règles de bonne conduite commerciale de tout projet impliquant une prestation évènementielle.
Les prestataires évènementiels s’engagent à respecter cette charte et le font de leur propre initiative vis-à-vis de leurs clients.
La CCI Ile de La Réunion n’effectue aucun contrôle de l’application de ces règles et ne délivre aucun certificat de conformité.
En s’inscrivant sur le site, les prestataires acceptent de dégager la CCI Ile de La Réunion de toute responsabilité liée à leurs services.
La CCI Ile de La Réunion ne peut être ni arbitre, ni expert dans un litige qui pourrait survenir entre un prestataire et son client.
Les engagements de la CCI Ile de La Réunion
Mise en place d’une plateforme de référencement numérique :
Les entreprises du secteur de l’évènementiel signataires de la charte d’engagement sont répertoriés sur la plateforme de référence numérique de la CCI Réunion : « REUNION EVENT PRO »
Cette plateforme sera relayée sur le site internet et réseau sociaux de la CCI Ile de La Réunion.
Les engagements de l’entreprise référencée
L’entreprise s’engage à respecter l’intégralité des règles de suivi décrites ci-dessous pour tous les projets et prestations proposées :
Avoir toutes les compétences nécessaires à la mise en œuvre des produits ou services proposés ;
Ne dissimuler aucune contrainte pouvant aller à l’encontre de l’objectif du client ? ;
Décrire avec précision la prestation en lien avec la demande du client ;
Préciser les limites éventuelles de la solution proposée ;
Proposer des délais réalistes & un planning de réalisation ;
Conseiller le client dans son projet.
En cas de non-respect des règles établies dans cette charte, le prestataire sera supprimé de la plateforme de référencement numérique.
LA PROCEDURE A RESPECTER
Listing des prestations concernées
Les entreprises du secteur de l’évènementiel compatibles à cette charte d’engagement sont les suivantes :
Agent de sécurité
Agent de spectacle
Animateur
Artiste divers
Cameraman
Commerce de produits évènementiel
Décorateur
DJ
Location de matériels évènementiel
Location de salles et sites de réception
Location de voitures
Organisateur d’évènement
Photographe et vidéaste
Régisseur
Sonorisateur
Traiteur
Weeding planner
Le suivi du projet
L’entreprise prestataire s’engage à assurer un suivi de qualité en respectant les étapes suivantes :
L’entreprise prestataire s’engage à conseiller, à privilégier une relation de confiance basée sur l’écoute du besoin du client et à informer précisément sur les détails du projet.
La validation d’un accord commercial donne lieu à la mise en place d’un contrat de prestation, ou au minimum, à la signature de la proposition de prix détaillé.
Un planning précis doit être établi entre les deux parties pour assurer le bon déroulement du projet.
La réalisation de la prestation
Le prestataire devra connaitre et respecter la règlementation de l’activité.
Il devra également être titulaire des certifications, déclarations, autorisations et assurance nécessaire à son activité.
Le prestataire s’engage à mettre en place les moyens humains et le matériel nécessaires au respect des objectifs.
Il est de sa responsabilité de disposer de l’organisation assurant le bon déroulement du projet en liaison éventuelle avec les autres intervenants.
Le prestataire nomme un responsable / chef de projet disponible qui devra assurer le lien avec le client.
Le personnel missionné sera formé et qualifié à la mise en œuvre de la prestation.
Le client doit pouvoir connaître le budget global et le délai qui sont nécessaires pour couvrir ses besoins exprimés.
Les prix sont exposés clairement et sans ambiguïté : coûts de mise en place, coûts récurrents, coûts de prestation externe à souscrire, etc.
Toute évolution du prix, en cours d’exécution du contrat, sera précisée dans un délai raisonnable afin que ces changements ne soient pas imposés, et devra faire l’objet d’un accord du client.
En cas d’incapacité du prestataire, quelle qu’en soit la raison, il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour proposer une solution de continuation de la mission avec un autre intervenant.
Les dépassements de budget ne sont facturés qu’après avoir contacté & informé le client du motif du dépassement et réalisé un chiffrage préalable de ce dépassement, en accord avec le client.
